Jak sprawdzić fakturę z KSeF przed zapłatą?
Zacznij od tego, za co wystawiono dokument. Numer faktury i kwota brutto nie wystarczą, żeby zdecydować, czy firma powinna za nią zapłacić.
Poradnik korzystania z ALMA KSeF · aktualizacja
Co sprawdzić w dokumencie?
- Sprzedawcę i nabywcę. Porównaj nazwę oraz NIP z firmą, u której dokonano zakupu. Przy kilku oddziałach sprawdź również odbiorcę i adres dostawy.
- Przedmiot zakupu. Przeczytaj pełne nazwy towarów lub usług, indeksy i dodatkowy opis. Zestaw je z zamówieniem albo potwierdzeniem od pracownika, który odbierał towar.
- Ilości i ceny. Sprawdź cenę jednostkową, wartość pozycji, rabaty i VAT. Sama zgodność sumy brutto nie wyjaśnia, czy każda pozycja jest właściwa.
- Warunki płatności. Odszukaj formę płatności, informację o zapłacie i termin, jeśli został podany. Dane mogą znajdować się w dalszej części wizualizacji, nie tylko na pierwszej stronie.
- Rozliczenie. Przejdź do kontrahenta i porównaj dokument z wpłatami. Przy wątpliwości najpierw wyjaśnij zakup lub brakujące dane, zamiast ponawiać płatność.
Podgląd faktury KSeF i pobieranie PDF na telefonie
Nowe faktury są grupowane przy kontrahencie w powiadomieniach. W karcie dokumentu zobaczysz szczegóły zakupu i warunki przekazane w źródle. Podgląd faktury możesz powiększyć, a PDF pobrać na telefon lub komputer.
Przykładowo podczas zwrotu części potrzebujesz nazwy, indeksu, liczby sztuk i ceny konkretnej pozycji. Dlatego sprawdzaj pozycję dokumentu, nie tylko całkowitą kwotę faktury. Jeśli w źródle czegoś brakuje, aplikacja nie powinna zastępować tej informacji domysłem.
Czy faktura PDF pokazuje to samo co dane z KSeF?
PDF w aplikacji jest czytelną wizualizacją danych dokumentu, a nie potwierdzeniem zakupu ani zapłaty. Przy rozbieżności sprawdź dane źródłowe: numer, pozycje, ceny i warunki płatności. Brak pola w źródle powinien pozostać widoczny jako brak informacji, nie jako wymyślona wartość.
Jeśli szukasz jednej pozycji w długiej fakturze zakupowej, otwórz pełny podgląd zamiast oceniać miniaturę. Sprawdź jednostkę miary i to, czy porównujesz cenę netto, czy wartość brutto. To szczególnie ważne przy zakupach wielu sztuk i kosztach transportu na osobnej pozycji.
O nowych dokumentach dowiesz się z powiadomień o fakturach KSeF. Ich przeczytanie i późniejsza decyzja o płatności to osobne czynności.
Faktura w KSeF a akceptacja zakupu
Obecność dokumentu w systemie nie zastępuje wewnętrznego sprawdzenia, czy zamówienie dotyczy Twojej działalności. Nieznany towar, nietypowa ilość albo sprzedawca, z którym nie kojarzysz zakupu, wymagają wyjaśnienia z osobą zamawiającą lub wystawcą.
ALMA KSeF wspiera kontrolę operacyjną. Nie zastępuje księgowości ani urzędowego portalu. Informacje o samym Krajowym Systemie e-Faktur znajdziesz na oficjalnej stronie KSeF Ministerstwa Finansów.
Co zrobić po sprawdzeniu faktury?
Jeśli zakup jest poprawny, sprawdź, czy płatność już nastąpiła i jaka kwota pozostaje otwarta. Gdy nie widzisz wpłaty, przejdź przez kontrolę płatności bankowych i dopasowania do faktur. Całość relacji z firmą zobaczysz w saldzie kontrahenta.