Rozliczanie faktur KSeF i płatności bankowych
Nie widzisz zapłaty przy fakturze? Najpierw sprawdź, czy masz komplet informacji. Brak dopasowanej operacji nie musi oznaczać, że kontrahent nie zapłacił.
Poradnik korzystania z ALMA KSeF · aktualizacja
Trzy pytania przed ponowną płatnością
- Co mówi faktura? Sprawdź informację o zapłacie, formę płatności i termin. Zapłata gotówką lub kartą nie musi pojawić się jako przelew z firmowego rachunku na konto wystawcy.
- Czy rachunek i okres są kompletne? Sprawdź, czy właściwy bank jest podłączony, zgoda jest aktywna, a ostatnia udana synchronizacja obejmuje datę operacji. Data importu nie jest datą przelewu.
- Czy wpłatę da się przypisać? Porównaj kierunek, walutę, kwotę, rachunek, kontrahenta i opis. Samo podobieństwo jednej kwoty nie rozstrzyga sprawy, zwłaszcza przy powtarzalnych fakturach.
Dlaczego przelew nie ma numeru faktury?
Klient może wpisać niepełny numer, zmienić ukośniki albo zapłacić za kilka dokumentów jednym przelewem. W ALMA KSeF rozpoznawanie nie opiera się wyłącznie na dosłownym tytule przelewu. Uwzględnia także kontrahenta, kwoty i kolejność dat zgodnie z regułami rozliczeń.
Jeśli powiązanie z kontrahentem jest znane, wpłata może być widoczna przy jego saldzie mimo braku przypisania do konkretnej faktury. Nie oznacza to kolejnej wpłaty: ta sama operacja nie powinna być liczona drugi raz po dopasowaniu dokumentu.
Jak dopasować jeden przelew do kilku faktur?
Najpierw ustal kontrahenta i kierunek płatności. Porównaj sumę otwartych kwot dokumentów w tej samej walucie z kwotą przelewu, a następnie sprawdź opis i daty. Zbiorcza wpłata może obejmować kilka faktur, częściową zapłatę lub wcześniejsze saldo, dlatego przypadkowa zgodność sumy nie wystarcza.
Przed ręcznym potwierdzeniem obejrzyj istniejące powiązania w karcie kontrahenta. Jeśli część przelewu została już rozliczona, nie przypisuj ponownie całej jego kwoty. Gdy nadal pozostaje różnica, szukaj brakującego dokumentu lub potwierdzenia, zamiast zerować saldo bez wyjaśnienia.
Płatność przez pośrednika lub z innego konta
W wyciągu może widnieć operator szybkich płatności zamiast dostawcy. Inna sytuacja to płatność prywatną kartą, której firma nie ma w podłączonych źródłach. Wtedy potrzebujesz potwierdzenia albo ręcznej weryfikacji, nie automatycznego założenia, że kwota jest nadal należna.
W karcie kontrahenta możesz sprawdzić operacje wymagające uwagi i dostępne reguły rozpoznawania. Stałe powiązanie z pośrednikiem powinno wynikać z rzeczywistego sposobu płatności; jeden operator może obsługiwać wielu sprzedawców.
Co z częściową zapłatą?
Przykład: faktura wynosi 1 000 zł, a przypisana wpłata 600 zł. Do wyjaśnienia lub zapłaty pozostaje 400 zł, nie pełne 1 000 zł i nie zero. Dokument powinien pozostać w otwartych sprawach jako częściowo rozliczony, aż zostanie pokryta pozostała kwota.
W „Do zapłaty” kontrolujesz wydatki, a w „Do otrzymania” oczekiwane wpływy. Przekroczenie terminu nie zamyka sprawy: otwarty dokument przechodzi do zaległości. Widok najbliższych dni pokazuje przyszłe terminy, dlatego zaległości trzeba sprawdzać osobno.
Dalszy krok to monitoring należności i terminów płatności: zobacz, które pozostałe kwoty wymagają zapłaty, kontaktu z klientem lub wyjaśnienia brakujących danych.
Rozpoznanie to nie zlecenie przelewu
Oznaczenie faktury jako opłaconej porządkuje informacje w aplikacji. Nie wysyła pieniędzy z banku. Jeśli potwierdzasz zapłatę ręcznie, zrób to na podstawie sprawdzonego dokumentu lub potwierdzenia, aby nie ukryć rzeczywistego zobowiązania.