Monitoring należności i terminów płatności KSeF
Dwa pytania na początek dnia: co firma powinna zapłacić i od kogo oczekuje pieniędzy? Odpowiedź musi obejmować dzisiejsze terminy oraz wszystkie nadal otwarte zaległości.
Poradnik korzystania z ALMA KSeF · aktualizacja
Należności od klientów i zobowiązania wobec dostawców
Monitoring należności odpowiada na pytanie, kto ma zapłacić Twojej firmie. W ALMA KSeF służy do tego widok „Do otrzymania”. Kontrola zobowiązań dotyczy pieniędzy, które Ty masz zapłacić dostawcom: to widok „Do zapłaty”.
Nie łącz obu list w jedną kwotę bez wyjaśnienia kierunku. Oczekiwana wpłata klienta nie jest jeszcze dostępną gotówką, a wzajemne faktury nie oznaczają automatycznej kompensaty. Dokumenty i operacje każdej firmy sprawdzisz w saldzie kontrahenta.
Jak ułożyć plan płatności na dziś?
- Sprawdź aktualność danych. Zobacz wynik synchronizacji KSeF i banku. Nie kontaktuj się z klientem w sprawie rzekomego długu wyłącznie na podstawie nieaktualnej listy.
- Oddziel dzisiejsze terminy od zaległości. Jeśli dziś nie przypada żaden termin, wcześniejsze otwarte faktury nadal wymagają uwagi.
- Przejdź do dokumentu. Sprawdź przedmiot faktury, termin i kwotę pozostałą do zapłaty. Wątpliwy zakup wyjaśnij przed akceptacją wydatku.
- Sprawdź oczekiwane wpływy. Przy zaległości otwórz klienta, porównaj wpłaty i przygotuj konkretne pytanie o pozostałą kwotę.
- Zajrzyj do przyszłych terminów. „Najbliższe 7 dni” to okno przyszłych płatności. Pomaga zaplanować środki, ale nie zastępuje przeglądu zaległości.
Co dzieje się z fakturą po terminie płatności?
Nie znika. Dopóki pozostaje otwarta, należy do tego samego kierunku rozliczeń, a po przekroczeniu terminu jest zaległa. „Plan na dziś” w płatnościach obejmuje terminy na dziś i wcześniejsze otwarte sprawy. Historia jest miejscem dla dokumentów zamkniętych, nie dla nierozwiązanych zaległości.
Przykład: wczoraj pozostało 400 zł z częściowo opłaconej faktury klienta. Dzisiaj przypada kolejna należność 1 000 zł. Do kontroli jest 1 400 zł: 400 zł zaległe i 1 000 zł na dziś. Nowy dzień nie usuwa wcześniejszych 400 zł. Jest to przykład, nie obliczenie na danych Twojej firmy.
Przy częściowej zapłacie patrz na pozostałe saldo dokumentu, nie na jego pierwotną wartość brutto. Jeśli termin nie został wiarygodnie ustalony albo dane są niepełne, najpierw wyjaśnij źródło. Sam brak dopasowanej operacji nie potwierdza długu.
Klient nie zapłacił faktury: co sprawdzić przed kontaktem?
Porównaj numer faktury, kwotę, walutę i wpłaty klienta, również te bez poprawnego numeru dokumentu w tytule. Zapłata mogła przyjść zbiorczo, przez pośrednika lub na inne konto. Pomocna będzie lista kontroli dopasowania przelewu do faktury.
Po potwierdzeniu zaległości skontaktuj się z klientem, podając konkretny dokument, pozostałą kwotę i termin. Gdy klient deklaruje zapłatę, poproś o potwierdzenie. Gdy kwestionuje zakup, wyjaśnij dokument zamiast traktować każdą różnicę jako opóźnienie.
ALMA KSeF pomaga wybrać sprawę i dotrzeć do danych. Nie jest usługą windykacyjną, nie wysyła za Ciebie przelewu i nie gwarantuje odzyskania należności. Prognozę płynności traktuj jako plan zależny od faktycznych wpływów, a nie obietnicę zapłaty.
Nowe faktury a bieżąca kontrola płatności
Dokument właśnie pobrany z KSeF nie musi mieć terminu na dziś. Najpierw sprawdź jego treść i warunki, potem przejdź do odpowiedniego widoku płatności. Powiadomienia o nowych fakturach i lista zaległości służą różnym zadaniom: pierwsza pomaga zauważyć dokument, druga zareagować na otwartą kwotę.