Powiadomienia o nowych fakturach KSeF

Nowa faktura nie powinna ginąć na długiej liście. W ALMA KSeF widzisz, od którego kontrahenta przybyły dokumenty, ile pozostało nieprzeczytanych i gdzie sprawdzić zakup.

Poradnik korzystania z ALMA KSeF · aktualizacja 14.09.2026

Jak sprawdzić, czy przyszła nowa faktura z KSeF?

Po podłączeniu KSeF aplikacja pobiera dokumenty w ramach synchronizacji. Nowo pobrane faktury trafiają do powiadomień w aplikacji. Licznik przy kontrahencie pokazuje dokumenty, których jeszcze nie otwarto lub nie oznaczono jako przeczytane. To nie jest licznik niezapłaconych faktur.

1. Otwórz powiadomienia. Wybierz dokumenty zakupowe, gdy sprawdzasz wydatki firmy, albo sprzedażowe, gdy kontrolujesz dokumenty dla klientów.
2. Ustaw okres. Skorzystaj z ostatnich 7 dni, początku miesiąca lub własnego zakresu dat. Filtr ogranicza przeglądaną listę; nie usuwa starszych faktur.
3. Wybierz kontrahenta. Rozwiń jego dokumenty, a następnie otwórz konkretną fakturę i sprawdź pozycje, kwoty oraz warunki płatności.
4. Oddziel przeczytanie od decyzji. Po zapoznaniu się z dokumentem przejdź do jego rozliczenia, jeśli wymaga zapłaty lub wyjaśnienia.

Powiadomienia od ulubionych kontrahentów

Nie każda firma wymaga takiej samej uwagi. Regularnego dostawcę części, wynajmującego lokal albo ważnego klienta możesz dodać do ulubionych. Pomarańczowy licznik przy tej grupie pozwala zauważyć nowe dokumenty bez przeszukiwania całej bazy.

Przykład: dostawca przesyła kilka faktur w ciągu tygodnia, ale płacisz zbiorczo. Najpierw sprawdź nowe zakupy. Następnie przejdź do salda dostawcy, aby zobaczyć dokumenty i wpłaty razem. Liczba powiadomień nie mówi, ile przelewów trzeba wykonać.

Przeczytane, opłacone i wyzerowane saldo to różne rzeczy

Przeczytane oznacza, że użytkownik zapoznał się z dokumentem albo świadomie oznaczył go w ten sposób. Opłacone dotyczy rozliczenia. Otwarcie faktury nie potwierdza przelewu i nie zamyka zobowiązania.

Możesz zaznaczyć kilka dokumentów lub cały wybrany zestaw i oznaczyć je jako przeczytane. Faktury pozostają w historii. Użyj tej funkcji po przeglądzie, a nie po to, aby ukryć nieznany wydatek.

Wyzerowanie salda po ręcznej weryfikacji rozpoczyna nowy okres kontroli i porządkuje wcześniejsze powiadomienia. Nie usuwa historii dokumentów. Nie korzystaj z zerowania tylko po to, by zmniejszyć licznik nowych faktur.

Dlaczego oczekiwanej faktury jeszcze nie widać?

Sprawdź połączenie KSeF, zakres dostępnych danych, wynik ostatniej synchronizacji i aktywne filtry. Nowy dokument pojawia się po jego pobraniu; nie obiecujemy natychmiastowego powiadomienia w chwili wystawienia. Data wystawienia i moment pobrania do aplikacji to różne informacje.

Powiadomienia opisane tutaj działają wewnątrz ALMA KSeF. Nie należy traktować ich jako obietnicy wiadomości SMS, e-mail ani powiadomień systemowych telefonu. Informacje o narzędziach Ministerstwa Finansów znajdziesz na oficjalnej stronie KSeF.