Program do KSeF z bankiem: faktury i płatności
Faktura opisuje zobowiązanie lub należność. Bank pokazuje przepływ pieniędzy. Dopiero porównanie obu źródeł daje właścicielowi użyteczny obraz rozliczenia.
Poradnik korzystania z ALMA KSeF · aktualizacja
Jak program porównuje fakturę KSeF z płatnością?
Najmocniejszym dowodem jest zgodny zestaw informacji: kierunek płatności, waluta, kwota, rachunek, kontrahent, tytuł przelewu i kolejność dat. Numer faktury w tytule pomaga, ale nie powinien być jedynym kryterium.
W ALMA KSeF rozpoznana operacja może zmniejszyć pozostałą kwotę dokumentu i wpłynąć na saldo kontrahenta. Ta sama operacja nie powinna zostać policzona ponownie po dopasowaniu do faktury. Oznaczenie dokumentu jako rozliczonego nie zleca przelewu.
Pełna i częściowa zapłata
Jeżeli faktura wynosi 1 250 zł, a potwierdzona wpłata 1 000 zł, otwarta kwota to 250 zł. Dokument powinien pozostać w widoku operacyjnym jako częściowo rozliczony, dopóki pozostała wartość nie zostanie wyjaśniona.
Po przekroczeniu terminu nadal otwarta kwota przechodzi do zaległości. Nie znika tylko dlatego, że rozpoczął się kolejny dzień. Zasady pracy z taką listą opisuje poradnik monitoring niezapłaconych faktur i terminów.
Operator płatności, Allegro, karta i inne konto
W wyciągu może pojawić się nazwa operatora, a nie sprzedawcy. Zapłata kartą prywatną może w ogóle nie występować w podłączonym rachunku firmy. Z kolei jeden przelew może obejmować kilka dokumentów. W takich sytuacjach sama zgodność kwoty nie daje pewności.
Program powinien wskazać możliwe dopasowanie i pozostawić ślad decyzji użytkownika. Stałą regułę warto tworzyć dopiero wtedy, gdy opis i sposób rozliczenia rzeczywiście powtarzają się. Jeden operator może obsługiwać wielu kontrahentów.
Co sprawdzić, gdy aplikacja nie widzi wpłaty?
- Ostatnią udaną synchronizację. Sprawdź, czy obejmuje dzień wykonania operacji.
- Właściwy rachunek. Firma może płacić z konta, które nie jest podłączone.
- Formę płatności z faktury. Gotówka lub karta nie musi pojawić się jako przelew do wystawcy.
- Płatności bez dokumentu. Wpłata może być przypisana do kontrahenta, ale czekać na właściwą fakturę.
- Zakres historii. Faktura mogła powstać przed początkiem analizy, a wpłata znaleźć się już w analizowanym okresie.
Brak danych nie jest dowodem braku zapłaty. Przed ponownym przelewem sprawdź dokument, bank i pełne saldo kontrahenta.
Integracja bankowa a uprawnienia
Dostęp do informacji bankowych zależy od obsługiwanego połączenia, zgody użytkownika oraz zakresu udostępnionej historii. Program powinien jasno odróżniać aktualne dane od niepełnych i pokazywać czas ostatniej synchronizacji.
Jeżeli dopiero wybierasz narzędzie, zobacz również jak wybrać aplikację KSeF dla firmy. ALMA KSeF wspiera kontrolę operacyjną i nie zastępuje księgowości ani źródłowego potwierdzenia w banku.